Die Bedeutung einer regelmäßigen Datenpflege und wie man Aspekte des Prozesses automatisieren kann

Ihre B2B-Analyse, -Optimierung und -Verkaufsbemühungen sind nur so gut wie die Daten, die in sie einfließen. Schlechte oder lückenhaft gepflegte Daten bedeuten verzerrte Analysen, verpasste Gelegenheiten und verlorene Geschäfte. In einem B2B-Kontext, in dem es tendenziell weniger und wertvollere Leads gibt und in dem die für einen Lead aufgewendeten Ressourcen recht umfangreich sein können, müssen Ihre CRM-Daten fehlerfrei sein. Das Kuratieren und Bereinigen dieser Daten ist also eine Kernfunktion im Pre-Sales-Prozess, die Sie in Ordnung bringen müssen.

Die gute Nachricht ist, dass ein Großteil dieses Prozesses in Excel automatisiert werden kann, so dass die regelmäßige Bereinigung Ihrer CRM-Datensätze relativ schmerzlos ist. Darüber hinaus kann eine Reihe von externen Tools verwendet werden, um Lücken oder Fehler in Ihrem Datensatz zu füllen.

Hier haben wir unsere Top-Tipps zusammengestellt, um Ihnen die Plackerei bei der Datenpflege zu ersparen und sicherzustellen, dass Ihre B2B-Leaddaten so genau und vollständig wie möglich sind.

Klare Regeln für obligatorische Daten aufstellen

In erster Linie beruht Ihr Datenkuratierungsprozess auf einem vereinbarten Satz von Standards. Welche Pflichtfelder benötigen Sie, welches Format ist für jedes Feld erforderlich usw. Beispielsweise sollten alle Telefonnummern einem bestimmten Format entsprechen, einschließlich der internationalen Vorwahl (ein Eintrag, den Sie bei Bedarf auch verwenden könnten, um den Standort und die Sprache des Leads zu bestimmen). Ebenso müssen alle Adressen einem bestimmten Format mit standardisierten Feldern und Trennzeichen entsprechen.

Der beste Ort, um alle Probleme bei der Dateneingabe zu lösen, ist die Eingabestelle. Bei den meisten Daten aus Online-Formularen sollte es also möglich sein, sicherzustellen, dass die Nutzer nur dann vorankommen, wenn sie die Daten im richtigen Format eingeben und keine Eingaben (wie z.B. E-Mail-Adressen) erfinden.

Eine häufige Inkonsistenz mit der manuellen Dateneingabe ist das Firmen-URL-Feld. Hier kopieren viele Leute den Link, den sie sehen, per Copy-Paste, während die Homepage die bessere Wahl ist, um konsistente Aufzeichnungen zu führen. Auch hier ist der beste Ort zur Lösung von Datenproblemen der Punkt, an dem die Daten eingegeben werden.

Verwenden Sie die Power Query-Funktion in Excel

Die Chancen stehen jedoch gut, dass selbst bei den strengsten Richtlinien und besten Websites Ihre Daten immer noch ein wenig Bereinigung und Konsolidierung benötigen. An dieser Stelle kommt die Microsoft-Funktion Power Query ins Spiel. Die Power Query-Funktion nimmt Ihnen einen Großteil der manuellen Arbeit bei der regelmäßigen Datenpflege, Bereinigung und Berichterstellung ab. Es handelt sich dabei um ein leistungsstarkes „Add-In“ für Excel (in den neuesten Versionen jetzt eine Standardfunktion), das Sie so einrichten können, dass Sie Ihre Daten aus mehreren Quellen in ein Arbeitsblatt ziehen, Ihre Daten besser organisieren und von Dingen wie Dubletten, Textformaten für Zahlen, Leerzeichen und Leerraum bereinigen können. Es ist ein unentbehrliches Werkzeug, mit dem Sie sich vertraut machen müssen, wenn Sie komplexe Datenpflegeaufgaben routinemäßig durchführen müssen. Mit Power Query können Sie die von Ihnen verwendeten Operationen speichern, so dass Sie, nachdem Sie den Prozess einmal eingerichtet haben, ihn jedes Mal auf Knopfdruck wiederholen können.

Power Query kann nicht nur die Bereinigung von Daten automatisieren, sondern auch Fehler/Lücken zur weiteren Untersuchung/Auflösung kennzeichnen. Wenn Sie Ihre ausgegebene Tabelle von Power Query erhalten, enthält jede Spalte einen Datensatz mit der Anzahl der Fehler in dieser Spalte, so dass Sie sich durchklicken können, um zu sehen, wo sich diese Fehler befinden.

Hinweis: Power Query kann auch bei der Migration von Daten zwischen CRM-Systemen sehr nützlich sein und Ihnen dabei helfen, die Daten entsprechend Ihrer neuen Software neu zu formatieren. Wir fanden es sehr nützlich bei der Migration eines Kunden von pipedrive zu HubSpot.

Regelmäßige Gesundheitschecks von CRM-Daten durchführen

Sobald Sie Ihre Power Query eingerichtet haben, stellen Sie sicher, dass Sie sie benutzen. Die Häufigkeit Ihrer Datenbereinigungsprozesse sollte die Größe des Datensatzes und den Umfang der manuellen Ressourcen widerspiegeln, die zur Behebung etwaiger Probleme erforderlich sind. Wenn Sie Hunderte von Datensätzen pro Woche manuell ausfüllen müssen, kann diese Aufgabe eine Vollzeitbeschäftigung sein. Typischerweise dort, wo die besten Automatisierungsprozesse vorhanden sind, sollte es sich um einen kleinen Teil des Pre-Sales Prozesses handeln.

Nutzen Sie Online-Werkzeuge, die Ihnen helfen, die Lücken zu füllen

Manchmal wird manuelle Recherche die einzige Möglichkeit sein, Ihre Unterlagen zu vervollständigen, aber das Ziel eines guten Kurationsprozesses sollte es sein, diesen manuellen Aufwand so gering wie möglich zu halten. Glücklicherweise gibt es mehrere Online-Tools, die Ihnen helfen, die Lücken zu füllen und Informationen wie Firmennamen oder URLS abzurufen und unvollständige Datensätze automatisch zu vervollständigen. In einem B2B-Kontext ist es besonders wichtig, sicherzustellen, dass die einzelnen Leads / Nutzer korrekt mit den Unternehmen, für die sie arbeiten, in Verbindung gebracht werden.

Sie werden feststellen, dass Ihr CRM-System über einige integrierte Tools verfügt, die Felder wie dieses automatisch ausfüllen können (z. B. die Funktion ‚Insights‘ in HubSpot). Unabhängig davon, ob dies der Fall ist oder nicht, können Sie auch auf eines der zahlreichen Online-Tools zugreifen, die – oft kostenlos – als Hilfe zur Verfügung stehen. Eines unserer Favoriten und eines, das für bis zu 50 Datensätze gleichzeitig kostenlos genutzt werden kann, ist

Company URL-Finder (https://companyurlfinder.com/). Dieses Tool hilft Ihnen, Firmen Domain Daten abzurufen, wo diese in Ihrem ursprünglichen Eintrag fehlen.

Gesunde Daten, gesunder Geist

Lassen Sie sich von diesen nagenden Zweifeln an der Qualität Ihrer Daten nicht unterkriegen. Bei so vielen leistungsstarken Werkzeugen, die Ihnen bei der Erfassung und Bearbeitung Ihrer Datensätze helfen, gibt es keine Entschuldigung dafür, keine robusten Kurationsverfahren einzurichten. Machen Sie es richtig und genießen Sie den Seelenfrieden, der damit einhergeht, dass Sie Ihren Datensätzen vertrauen können.